Tapahtumanjärjestäjän muistilista

West coast swing on yhteisönä rakentunut erilaisten ihmisten kautta, kuin ehkä muut tanssiperheet. Itse koen, että laadukas opetustyö ja tapahtumien järjestäminen vuosien ajan nostaa koko ajan ripaa uusille tapahtumanjärjestäjille tulla ympyröihin  mukaan. Onneksi west coast swing tanssijat hakevat ja vaativat jo laatua erilailla kuin muutama vuosi sitten. Täydellinen ilotulite tapahtuman ei tarvitse olla, jotta voi menestyksekkäästi toimia tapahtumanjärjestäjänä. Joitain yksityiskohtia kannattaa muistaa ja huomioida.

Hyvä ja onnistunut tapahtuma on parhain keino markkinoida ja ensikerrallakin saada hyvä setti aikaiseksi.

muistilaput

Markkinointi: West coast swing on hurjasti levinnyt meille Suomeen, eikä loppua näy. Hiljalleen ollaan menossa tilanteeseen, jossa kalenteri alkaa olemaan suht ahdas ja tapahtumia on lähekkäin toisiaan. Hyvällä ja fiksulla markkinoinnilla voit varmistaa workshoppisi onnistumisen, sillä mikään ei tee ihmisiä epäluuloisemmaksi tulevaisuuden suhteen, kuin peruutettu tapahtuma. Voiko tulevaisuudessakaan tapahtumaasi luottaa ja omat aikataulunsa siihen mukauttaa? Markkinointi on ehkä se vähiten hallinnassa oleva asia, kun west coast swing-tapahtumaa jengi lähtee järjestämään. (Kröhöm.. Meikäläinen opiskelee jo kolmatta vuotta markkinointia ja myyntiä ammattikorkeessa. Kysyppä tarjousta jelppiin.)

Sosiaalinen media: West coast swing-tanssijat pörräävät paljon netissä, joten Facebook tapahtuman perustaminen lienee itsestään selvyys. Sitä ei parane jättää pölyttymään minnekään arkistojen kätköön. Silloin tällöin sen jakaminen, tapahtumien järjestelyiden päivitys kuvin tai tekstein saa tapahtumasi pysymään mielessä. Ei se Instagramkaan ole niin harvinainen, etteikö siihen kannata tutustua.

Tilat: Nykyajan ihmiset hakevat vapaa-ajaltaan elämyksiä. Koulun jumppasali on yleensä loistava tilakooltaan (ja suht halpa), mutta kolkko tunnelmaltaan. Jos alueellasi on vähänkään sisältä kauniita rakennuksia, niin saat vähennettyä painetta koristella paikkaa.

Sijainti: Mitä vähemmän tanssijoiden tarvitsee siirtyä pitkiä välimatkoja, sitä helpompi tapahtuma on osallistua ja sitä helpommin tanssijat myös ensi kerralla tulevat uudestaan.

Personointi: Mitä enemmän saat tehtyä tapahtumastasi erilaisen suhteessa muihin, sitä mielenkiintoisempi siitä tulee. Tähän ei voi liiaksi ihmisiä yllyttää. Tarjoatko tapahtumassasi erikoisempaa alueesi herkkua vai tarjoatko teematunteja, jota muut tapahtumat eivät vielä ole hoksanneet? Taivas on auki.

Lattiat: Tahmea tanssilattia huonoilla luistomahdollisuuksilla väsyttää hyvänkin tanssijan vartalon nopeasti. Jaksamisen kuluminen vähentää energiaa tanssia iltabileissä, mikä voi vaikuttaa tunnelmaan. Liian liukas lattia pakottaa jännittämään vartaloaan, mikä osaltaan kuluttaa vartalon energia varoja. Kun tanssija huomaa, että hänen energia kuluu pystyssä pysymiseen, eikä tanssimiseen, saattaa hän nopeasti turhautua. Hyvä lattia ei häiritse, vaan antaa mahdollisuuden luoda enemmän tanssin aikana ja huolehtia toisesta. Jompaa kumpaa äärilaitaa edustava lattia nostattaa myös loukkaantumisriskiä mm. polvet, nilkat ja lonkat.

Mikrofonit: Minäkin suuressa uhossani aina luulen ääneni kantavan salin perälle asti. Ei se yllä. Joskus on niska edessä. Mikit auttaa kaikkia kuulemaan ja varmistaa opin menevän nopeammin perille. Ihmiset ei aina kehtaa kysyä, jos eivät kuule. Ja osa taas uskaltaa hurjankin rohkeasti. Älä hämäänny rohkelikoista, huomioi myös ujoimmat oppilaat tässä asiassa.

Valotus: Mitä enemmän valoja osuu ja sohii silmiin, sitä heikommin tanssija pystyy keskitymään ympäristöönsä. Pehmeä iltavalaistus rauhaksiinsa liikkuvalla valolla on riittävä, jotta tanssija pystyy keskittymään omasta parista huolehtimiseen ja omaan tanssiin. Kasaridiskovaloilotulitus edesauttaa törmäyksiä lattialla. Ja kun hurjasti törmäillään lattialla toisiin, niin turhautumien siitä lähtee laskemaan tunnelmaan. Itse alan voimaan pahoin, jos on hirveesti välkkyvaloja. Tässä siis salaisuus, jos haluat meikäläisen viettävän mahdollisimman vähän aikaan tanssilattialla.

Musiikin voluumi: Voluumit kattoon ei tarkoita, että tunnelma olisi katossa. Liian kovalla oleva musiikki vähentää mahdollisuutta olla sosiaalinen taukojen aikana. Kukaan ei kauaa jaksa huutaa liian kovan musiikin yli. Kun voluumi mahdollistaa ihmisille puheen, saa sosiaalisuudesta kummasti tunnelmaa iltaan. Liian kovalla oleva musiikki väsyttää nopeammin ja saattaa vaurioittaa kuuloa. Liian hiljaisella oleva musiikki saa ihmiset kuiskaamaan. Minulle se tuo mieleen hiljaisuutta tiukkaan vaalivan kirjastotädin. Ja jos meitsin saat ajattelemaan kirjastotätiä iltabileiden aikaan, niin kyllä se tunnelmaankin hiipii jossain vaiheessa o_0

Musiikinsoittajat: Musiikinsoittajakunta ei ole Suomessa vielä niin pitkällä kehityksessä kuin tanssijat, joten tässä kannattaa ehdottomasti olla tarkkana. Kysele ja tutkaile, kuka kenenkäkin mielestä soittaa hyvää musiikkia. Jos musiikin soittaja heittää soittolistan soimaan ja poistuu paikalta, on musiikin yhteys illan tunnelmaan lottokoneen sorttinen. Usein sanotaan, että west coast swingisä voi tanssia moneen musiikkiin. Se ei tarkoita, että sitä olisi mukava tanssia yhtä moneen musiikkiin. Monipuolisesti eri musiikin genrejä soittava dj kannattaa valita, jos ei ole ihan varma itsekään, mitä haluaa. Muista myös, että talkoohinnalla saa talkoolaatua.

Verkostoituminen: Tapahtuman järjestäjä, joka itsekin liikkuu muiden tapahtumissa, jää mieleen. Tule siis ulos oman kotikaupungin piireistä, jos mielit houkutella muista kaupungeista tanssijoita tapahtumiisi. Juttele ihmisille tapahtumastasi ja pidä sitä esillä. Myös oman kaupungin tanssijat arvostavat, kun näkevät sinun tekevän jotain oman kotikaupungin scenen eteen ja ovat valmiimpia itsekin auttamaan. Ja jos oot ujo ja hiljainen, niin painata vaikka mainos t-paita markkinoidaksesi omaa tapahtumaa. Liitä vielä west coast swingin nimi mukaan ja koko ajan voit tietämättäsikin houkutella paritanssin pariin ihan uusia huippuja tyyppejä.

Tee yhteistyötä muiden tapahtuman järjestäjien kanssa. Harjoita vaihtokauppaa muiden järjestäjien kanssa; puolin ja toisin nakkaatte toisillenne vapaalippuja kisapalkinnoiksi toistenne tapahtumiin. Näin nostat oman tapahtumasi statusta jossain toisen alueen tapahtumassa. Soppakauha kisapalkintona voi olla hurjan söötti, mutta ei ehkä niin hirmuisesti innosta taloudellisesti tiukilla olevan opiskelijan osallistumista tapahtumiisi uudestaan. Oli oma valinta suhtautua palkintoihin, se vaikuttaa myös muihin.

Flaijerit: Niiden levikkiä kannattaa seurata. Koska ne ovat loppuneet vai tuliko painettua liikaa? Flaijerit ovat jotenkin mukavan nostalgisia ja osa ihmisistä tykkää käsinkosketeltavasta mainoksesta.

Tarjoukset: Varsinkin oman scenen kehittämisen alkuvaiheessa kannattaa miettiä, kehittääkö jonkin sortin tarjousta jo aiemmin west coast swingiä tanssineille. Heidän mukaan saaminen alkeistunneille heittää uudet tulokkaat helpommin yhteisöön ja madaltaa kynnystä jatkaa harrastusta. Tarjouksissa kannattaa mennä scenen kehittäminen edellä ja muistaa, että oveluus palkitaan paremmin kuin alelaari-hinnoittelu.

Valokuvaus: Jotta seuraavia tapahtumia varten tulisi mahdollisimman paljon materiaalia mainostukseen, on hyvä olla kuvaaja ikuistamassa iloisia ihmisiä. Mainoksissa kiinnostaa eniten toiset ihmiset.

Kisat: Hiljalleen ihmiset ymmärtävät, että JnJ-kisoissa kisaillaan nimenomaan sosiaalitanssijuudessa ja kisojen koot alkavat suurentua. Samalla ne myös syövät aikaa iltabileiltä. Jos tapahtuman opettajat hoitavat tuomaroinnin ja kisatuloksien laskemisen ja juonnon, ota huomioon siihen kuluva energia ja aika. Tahdotko opettajien hoitavan kisakulttuuria eteenpäin vai onko sinun kaupunkisi enemmän sosiaalitanssikilometrien tarpeessa? Hyvin vedetyt kisat ei ole roiskaisten suhaistu läpi.

Aikataulutus: Yhdelle ryhmälle 4h opetusta tuntuu olevan oman kokemuksen mukaan maksimi. Tunnelma on vielä suht hyvä, eikä kukaan ole yliväsynyt. Viisi tuntia, ja workshop loppuu yliväsymistilaan ja kaikki haluaa vaan kotiin. Viimeisen tunnin tunnelma jää yleensä mieleen, kun ihmiset miettii ensikerralla osallistumista. 4h antaa vielä energiaa osallistua iltabileisiin pienen breikin jälkeen. Näissäkin on poikkeuksia.

Tuntien väliin kannattaa varata 15 min taukoa. Jonkin verran jokainen aikataulu saattaa venyä, mutta liikkumavara pelastaa. On mukava ehtiä käymään vessassa ja kahvitella tauolla. Tauko auttaa opettajia, koska lepo nollaa ihmisten aivoja ja antaa tilaa oppia seuraavan tunnin asiat.

Mikäli käsillä on koko viikonlopun tapahtuma, ja tahdot hyvät bileet, niin sunnuntain tuntien alkamisajankohdalla on tärkeä merkitys. Mitä aikaisemmin aloitus, sitä tehokkaammin tanssijat siihen illalla varautuvat. Myöhään sunnuntaina alkavat tunnit saavat ihmiset viipymään iltabileissäkin pidempään.

Ruokailu: Mitä enemmän auttaa tanssijoita ruokailussa (ennakkopitsatilaus tms.), sitä helpommalta tapahtumaasi osallistuminen tuntuu ja kynnys tulla ensikerralla madaltuu. Vieraassa kaupungissa ekstra stressiä tulee, jos ei tiedä paikkoja. Ja tämä osaltaan vaikuttaa koettuun tunteeseen tapahtumastasi. Muista kuitenkin, että auttaminen on eri asia, kuin olla jonkun orjana.

Vesipiste: Varsinkin iltabileissä on mukava olla raikasta vettä juotavaksi. Hanakin käy, jotta voi omaa vesipulloansa täyttää. Vessahanojen varaan ei kannata tankkausta jättää. Todellakaan ei ole herkullista käydä täyttämässä pulloaan niissä tiloissa.

Kysele, mutta tunne myös porukkasi: Asumme hienossa ja isossa maassa. Vaikka kaikki olemme suomalaisia, voi huomata alueellisia eroja, kuinka kulttuurit toimivat. Se, mikä toimii helsinkiläisten kanssa, ei välttämättä pelitä pohjois-karjalaisten kanssa.

Viejä-seuraaja suhde: Mitä tasaisempi suhde, sitä enemmän ihmiset pääsevät liikkumaan ja sitä tehokkaammin päästään tuntiasioissa myös eteenpäin. Viejät yleensä heräävät myöhempään ilmoittautumisissa ja seuraajat ovat varhain liikkeellä. 5 viejää : 6 seuraajaa –suhteessa ilmoittautuminen näyttäisi olevan suht hyvä. Ketä auttaa, että seuraajia on tuplasti enemmän? He eivät pääse tanssimaan niin usein ja viejät väsyy, kun aina tulee tuore daami täynnä tuplasti enemmän virtaa kuin itsellä on.

Viejien into iltabileissä tanssia vähenee, jos daameja on kolminkertainen määrä, jolloin tanssit alkaa tuntumaan enemmänkin työleireiltä. Joskus on kiva jutellakin iltabileissä muiden viejien kanssa, vailla pahaa omaatuntoa ainaisesta tanssittamisesta. Pidä siis huoli, että viejätkin viihtyvät ja tulevat ensikerralla uudestaan.

Jos olet jonkin viejä-seuraaja suhteen julkistanut, pidä siitä kiinni. Ihmiset ei tykkää, jos kerrot heille ottavasi tasaparit ja paikalle saapuessaan oletkin ottanut sisään joka parinvaihtoväliin yhden daamin. Tälläisten tilanteiden jälkeen ihmiset lukee erilaisin silmin tulevia mainoksiasi. Joskus ihan viimeisenä iltanakin ennen tapahtumaa ilmoittautuneiden määrä elää (sairastumiset tai muut esteet), ja siitä koituvat pienoiset muutokset yleensä kaikki ymmärtää. Muistat vaan kertoa ja olla avoin, niin epäileviltä huhuilta katkeaa siivet.

Asiakaspalvelu: Iso kokonaisuus, jota sinussa koko ajan arvostellaan/arvostetaan. Jos ihmiset eivät tunne oloaan tervetulleeksi, toivotuksi tai huomioiduksi, ollaan ensimmäinen askel otettu päin mäntyä. Kuka vaan pystyy hymyilemään mikrofonin ääressä salamavalojen loisteessa, mutta yleensä ne pienet teot ja hetket muiden kanssa paljastavat, keitä me todella olemme.

Tiimi: Kokoa hyvä tiimi, jolle voi jakaa vastuuta. Alkuvaiheessa voi tuntua helpommalta tehdä kaikki itse, mutta pitkäikäisen tapahtuman aikaansaamiseksi on hyvä treenata muita hallitsemaan osia kokonaisuudesta. Näin itsekin vahingossa voi saada tilaisuuden nauttia tapahtumasta.

Teema: Teemat ovat hauskoja ja yhdistävät kivasti ihmisiä. Valitse yleismaallisia teemoja, jos tahdot onnistua. Levis farkut, sininen kauluspaita + punaiset aurinkolasit kaikki yhdessä saattavat teemana vaatia kohtuutonta panostusta tanssijoille ja tuottaa ahdistusta ulkopuoliseksi jäämisestä, jollei pukeudu. Yksittäiset värit, vuodenajat ja juhlat (joulu, ystävänpv, pääsiäinen, halloween) ovat varmempia vaihtoehtoja. Jokainen voi helpommin panostaa mielensä mukaan ja tuntea kuuluvansa porukkaan.

Ilmastointi: Jokainen liikuntahalli ja hotelli lupaa aina, että heillä tuuletus ja ilmastointi pelaa. Liian hyvin ei kuitenkaan hotellitkaan ole suunniteltu urheilutapahtumien pitämiseen. Kannattaa harkita parin ison tuulettimen hankkimista, joilla voi hieman saada tuulenvirettä aikaan. Jos ilma ei liiku ja happi alkaa loppumaan, lähtee iltabileistä ja tunneiltakin usein veto ihmisiltä pois.

Tasot ryhmissä: Mainostaminen luo pohjaa workshoppisi onnistumiselle. Jos tasoina on alkeet, jolle ei tarvitse olla yhtään aiempaa tanssikokemusta, valitsevat opettajat rauhallisemman etenemistyylin. Tämä vaihtoehto harvoin miellyttää pitkään tanssineita.

Jos tasoina on alkeet, joihin pitää olla kokemusta jostain muusta lajista, on tilanne toinen. Kaikki lajit auttaa ja kokemus tansseista sisältää jonkin verran vientiseuraamista edes vahingossakin. Tällaisille kursseille hakeutuu yleensä tanssijoita, jotka haluavat saada lajin suht ripeästi haltuun. Myös vähän enemmän tanssineet helpommin hakeutuvat näihin tapahtumiin.  Opettajana pystyy tarjoamaan hieman erilaista pureskeltavaa, kun ei tarvitse keskittyä niin paljon, kumpi olikaan oikea tai vasen käsi.

”Alkeistaso” noudattaa ehkä eniten viidakonlakeja. Monilla tanssijoilla on tästä erilaisia käsityksiä. Itse koen, että alkeisjatkotasosta voidaan puhua, kun triplat sujuu suht hyvin ja kuuden iskun peruskuviot eivät ole ihan mörköjä. Riippuen kaupungista voidaan vaatia ehkä jopa kahdeksan iskun kuvion(whipin) tuntemusta.

Tasojen avaaminen auttaa jokaista tanssijaa näkemään, onko tunti heitä varten. Mikään ei ole niin turhempaa, kuin ehdoin tahdoin jekuttaa paikalle porukkaa, joilla kaikilla on erilaiset lähtökohdat ja tarpeet. Onnistut ehkä kerran saamaan paikalle porukkaa, mutta seuraavassa tapahtumassa ihmiset osaavat äänestää jo jaloillaan.

Kerää palautetta: Mikään ei ole niin arvokasta, kuin kerätty palaute. Mitä helpommin ihmiset sitä pystyvät antamaan, sitä enemmän sitä tulee. Ja sieltä voi tulla esiin asioita, joita ennen ei osannut ajatellakaan. Mitä anonyymimmin ihmiset voivat antaa palautetta, sitä silmiä avaavampaa palautetta sinun on mahdollista saada.

Yksäritilat ja mahdollisuudet: On hyvä varata jonnekin mahdollisuus yksäreille. Ne ovat yksi oppimisen muoto ja muutaman yksärin antaminen vaikuttaa heti tuntidynamiikkaan, kun viimeisimmillä päivityksillä olevia tanssijoita on siellä seassa. Paikan ei tarvitse olla mikään royal-sviitti. Rauhallinen paikka riittää.

Opettajasi: Ole selkeä ja tiedä mistä olette sopineet tapahtumassasi opettavien ohjaajien/valmentajien/opettajien kanssa. Jos olette puhuneet viidestä opetustunnista, se ei välttämättä sisällä usean tunnin dj-vuoron hoitamista, kolmenkymmenen hengen kisojen organisointia viidessä minuutissa, juontamista ja tulosten laskentaa, jotta voisi kiirehtiä tuottamaan puolen tunnin hauskuuttava tanssishow. Iltabileet eivät ole opettajien työ- vaan vapaa-aikaa.

Lopuksi haluan nostaa hattua sinulle, joka tanssitapahtumia järjestät. En sano, että se olisi helppoa ja vaivatonta, mutta hiljalleen siitä voi tulla sellaista. Itse en tapahtumia vielä järjestä, mutta silmät ja korvat pidän kyllä auki itse niissä työskennellessäni ja vieraillessani.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s